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Berichte & Alerts
PollYou schickt dir die wichtigsten Zahlen einer Umfrage regelmäßig per E-Mail und meldet sich, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Du findest beides in der Auswertung einer Umfrage oben rechts unter Berichte & Alerts; Berichte über alle Umfragen gibt es auf der Seite Auswertung (Organisation).
Ansehen dürfen alle mit Zugriff auf Auswertungen (ab Analyst). Anlegen, ändern, pausieren, löschen und „Jetzt senden“ ebenfalls ab Analyst (Berechtigung reports.manage) – Berichte und Alerts gehören der Organisation, nicht der Person, die sie angelegt hat. Jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll.
Geplante Berichte
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Rhythmus | Täglich, wöchentlich (Wochentag) oder monatlich (Tag im Monat; in kürzeren Monaten der letzte Tag – „31“ heißt also „immer am Monatsletzten“). |
| Uhrzeit, Zeitzone | Versandzeit in dieser Zeitzone (Standard: die Zeitzone aus deinem Profil). Die Uhrzeit bleibt über die Zeitumstellung gleich: 08:00 bleibt 08:00 Uhr. Eine Uhrzeit, die es am Tag der Umstellung nicht gibt (02:30 Ende März), wird eine Stunde später versendet; eine doppelte (02:30 Ende Oktober) nur einmal. |
| Segment | Optional ein gespeichertes Segment (z. B. „Pro-Kunden“); der Bericht zählt dann nur diese Antworten. |
| PDF-Bericht | Hängt den ausführlichen PDF-Bericht der Umfrage an (derselbe wie beim Export). PDFs über 5 MB werden stattdessen 7 Tage lang verlinkt. |
| Empfänger | Mitglieder mit Zugriff auf Auswertungen und/oder externe E-Mail-Adressen, zusammen höchstens 50. |
| Sprache | Mitglieder bekommen die E-Mail in ihrer eigenen Sprache, externe Empfänger in der hier gewählten. |
Zeitraum: Jeder Bericht umfasst ganze Tage bis einschließlich des Vortags – täglich den Vortag, wöchentlich die 7 Tage davor, monatlich die Zeit seit dem Versandtag des Vormonats. Die E-Mail zeigt abgeschlossene und gestartete Antworten, Abschlussrate, mittlere Dauer und den NPS jeder NPS-Frage, jeweils mit der Veränderung zum vorherigen Zeitraum. Organisationsberichte zeigen die Summen über alle Umfragen und die Umfragen mit den meisten Antworten (ohne PDF und ohne Segment).
Versand: Ein Bericht geht spätestens etwa eine Minute nach der geplanten Uhrzeit raus. War PollYou zur geplanten Zeit nicht erreichbar, wird nur der letzte verpasste Bericht nachgeholt, nicht jeder einzelne. Pausierte Berichte werden nicht nachgeholt. Jetzt senden verschickt den Bericht sofort an die aktuellen Empfänger (auch wenn er pausiert ist), mit dem Zeitraum, den er jetzt hätte.
Alerts
Alerts prüfen eine Umfrage alle 5 Minuten:
| Bedingung | Löst aus, wenn … |
|---|---|
| NPS unter Schwellenwert | der NPS der letzten Stunden (Standard 168 = 7 Tage) unter der Schwelle liegt – erst ab einer Mindestzahl von Antworten (Standard 10). |
| Neue Kritiker | seit dem letzten Alert mindestens so viele NPS-Antworten von 0 bis 6 eingegangen sind (Standard 1). |
| Einbruch der Antworten | die abgeschlossenen Antworten im Zeitfenster (Standard 24 h) um mindestens den Prozentsatz (Standard 50 %) unter dem Schnitt der vier Zeitfenster davor liegen – nur wenn dieser Schnitt die Mindestzahl erreicht. |
| Antwortlimit fast erreicht | die Umfrage diesen Anteil ihres Antwortlimits erreicht hat (Standard 90 %). Ohne Antwortlimit löst er nie aus. |
Ein Alert meldet sich einmal pro Überschreitung: Bleibt der NPS unter der Schwelle, kommt keine zweite E-Mail. Erst wenn sich der Wert erholt und dann erneut unterschreitet, gibt es wieder einen Alert – frühestens nach der Ruhezeit (Standard 24 Stunden). Kritiker, die während der Ruhezeit eintreffen, werden im nächsten Alert mitgezählt. Test senden verschickt sofort eine als Test markierte E-Mail mit den aktuellen Werten, ohne den Zustand des Alerts zu ändern.
Kanal ist vorerst E-Mail; Slack und Webhooks folgen.
Versandprotokoll
Der Reiter Versandprotokoll listet die letzten 100 Sendungen mit Anlass (geplant, manuell, Alert), Status und Zahl der Empfänger. Übersprungen heißt: Es war niemand mehr zu beliefern (alle abgemeldet oder ohne Berechtigung). Einträge werden nach 180 Tagen gelöscht.
Externe Empfänger und Datenschutz
- Jede E-Mail geht einzeln an eine Adresse – niemand sieht die anderen Empfänger.
- Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink (im Mailprogramm auch als „Abmelden“-Knopf, RFC 8058). Wer sich abmeldet, bekommt keine Berichte und Alerts dieser Organisation mehr, auch nicht aus anderen Berichten; in der Empfängerliste steht die Adresse dann als abgemeldet. Über denselben Link kann man sich wieder anmelden. PollYou speichert dafür nur einen Hash der Adresse.
- Es gibt kein Double-Opt-in: Die Organisation trägt Empfänger selbst ein und ist für die Rechtsgrundlage verantwortlich (z. B. Einwilligung, oder berechtigtes Interesse bei Geschäftspartnern). Trage nur Adressen ein, die die Zahlen erhalten dürfen.
- Berichte und Alerts enthalten nur zusammengefasste Zahlen – nie einzelne Antworten, Freitexte oder Kontextdaten. Die externen Adressen werden mit dem Bericht bzw. Alert gelöscht; das Aktivitätsprotokoll enthält nur ihre Anzahl.
- Mitglieder, die die Organisation verlassen oder keinen Zugriff auf Auswertungen mehr haben, erhalten automatisch nichts mehr.