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Datenschutzerklärung
Entwurf – juristisch prüfen lassen
Diese Datenschutzerklärung ist ein Entwurf auf Grundlage der technischen Dokumentation von PollYou und nicht juristisch geprüft. Sie muss vor der Veröffentlichung von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt geprüft, um die tatsächlichen Dienstleister ergänzt und an Website, Abrechnung und Unternehmen angepasst werden. Platzhalter stehen in [eckigen Klammern].
Stand: [TT.MM.JJJJ]
1. Verantwortlicher
[Firmenname, Anschrift, E-Mail – siehe Impressum] Datenschutzkontakt: [datenschutz@pollyou.org] [ggf. Datenschutzbeauftragter]
2. Für wen gilt diese Erklärung?
- Nutzer des Dashboards (Kunden und ihre Mitarbeitenden): Hier ist PollYou Verantwortlicher.
- Befragte, die an einer mit PollYou erstellten Umfrage teilnehmen: Verantwortlich ist die Organisation, die die Umfrage betreibt; PollYou verarbeitet die Antworten in deren Auftrag (AV-Vertrag). Fragen zu Ihren Antworten richten Sie bitte an diese Organisation. Abschnitt 5 beschreibt, welche Daten dabei technisch anfallen.
3. Dashboard-Konto
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Sprache, Zeitzone | Konto, Anmeldung, Kommunikation | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) | bis zur Löschung des Kontos |
| verknüpfte Anmeldedienste (Google, GitHub: Anbieter-ID und E-Mail-Adresse) | Anmeldung mit Google/GitHub | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | bis zur Trennung oder Kontolöschung |
| Sitzungen (Zeitpunkte, Browser/User-Agent, IP-Adresse) | Sitzungsverwaltung, Anzeige „Aktive Sitzungen“, Erkennung neuer Geräte | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit) | bis zum Ablauf bzw. Widerruf der Sitzung, höchstens [30 Tage] |
| Zwei-Faktor-Geheimnis (verschlüsselt), Backup-Codes (gehasht) | Zwei-Faktor-Authentifizierung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | bis zur Deaktivierung |
| Audit-Protokoll (Aktion, Zeitpunkt, gehashte IP, Browser) | Nachvollziehbarkeit und Sicherheit | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 365 Tage |
E-Mails
PollYou verschickt E-Mails zum Konto (Bestätigung der Adresse, Passwort zurücksetzen, Einladungen, Hinweise auf neue Anmeldungen) und auf Wunsch einer Organisation (Berichte, Alerts, fertige Exporte). Der Versand läuft über Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich) als Auftragsverarbeiter; Brevo erhält dafür Name und E-Mail-Adresse der Empfänger und den Inhalt der E-Mail.
Brevo misst bei diesen E-Mails technisch bedingt, ob sie geöffnet und welche Links angeklickt werden (Zählpixel; Links führen über eine Weiterleitung von Brevo). Dabei fallen Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser- bzw. Mailprogramm-Kennung an. PollYou wertet diese Daten nicht aus und nutzt sie nicht für Werbung; sie dienen nur der Zustellung und der Fehlersuche (z. B. unzustellbare Adressen).
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der E-Mail, Zustellstatus | Versand von Konto- und Dienst-E-Mails | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | [Aufbewahrung bei Brevo: x Tage] |
| Öffnungs- und Klickereignisse (Zeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent) | Zustellung, Fehlersuche | [Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Einwilligung nach § 25 TDDDG – juristisch prüfen] | [Aufbewahrung bei Brevo: x Tage] |
Zählpixel lassen sich verhindern, indem Sie im Mailprogramm das automatische Laden externer Bilder abschalten.
Ihre Daten exportieren und das Konto löschen: Unter Einstellungen → Profil laden Sie alle Kontodaten als ZIP herunter und löschen Ihr Konto sofort. Organisationen, deren einziges Mitglied Sie sind, werden dabei mit allen Daten gelöscht. Details: Konto exportieren und löschen.
Kauf von Guthaben (Zahlung)
Umfragen werden mit Guthaben bezahlt, das Inhaberinnen und Inhaber einer Organisation im Dashboard kaufen. Die Zahlung und die Rechnungsstellung wickelt Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland) ab. Die Eingabe von Zahlungsdaten erfolgt direkt auf Seiten von Stripe; PollYou erhält keine vollständigen Karten- oder Kontodaten. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten [als eigener Verantwortlicher (Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, gesetzliche Pflichten) bzw. als Auftragsverarbeiter für die Rechnungsstellung – juristisch prüfen]; Datenschutzhinweise von Stripe: [https://stripe.com/de/privacy]. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden ([Standardvertragsklauseln / Data Privacy Framework – prüfen]).
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Name bzw. Firma, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, USt-IdNr. | Kauf, Rechnungsstellung, Prüfung der USt-IdNr. | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Steuerrecht) | Rechnungen und Buchungsbelege 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), sonst bis Kontolöschung |
| Zahlungsdaten (Zahlungsmittel, Zahlungsstatus; liegen nur bei Stripe) | Zahlungsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | [Aufbewahrung bei Stripe: x Jahre] |
| Guthabenbuchungen (Kauf, Verbrauch, Erstattung, Zeitpunkt, auslösende Person), Stripe-Kunden-ID | Guthabenkonto der Organisation, Nachweis, Support | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | bis zur Löschung der Organisation; buchungsrelevante Daten 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) |
Rechnungen speichert PollYou nicht selbst; sie liegen bei Stripe und werden im Dashboard von dort abgerufen. [juristisch prüfen: Aufbewahrungspflicht trifft PollYou – Export bzw. Archivierung der Rechnungen sicherstellen]
4. Website und Dokumentation
[Server-Logs des Hosters (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite) für [7] Tage zur Sicherheit, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Keine Analyse- oder Werbe-Cookies. – an die tatsächliche Website anpassen.]
5. Antworten auf Umfragen (Auftragsverarbeitung)
PollYou ist auf datensparsame Erhebung ausgelegt:
- Keine IP-Adressen in der Datenbank. Die IP wird nur flüchtig verarbeitet: für das Land, für Ratenbegrenzung und als täglich wechselnder, gesalzener Hash zum Schutz vor Mehrfachabstimmungen; alte Salze werden gelöscht.
- Keine Cookies per Default; ob und wie Mehrfachabstimmungen verhindert werden, legt die Organisation fest (z. B. Gerätekennung im Browser-Speicher).
- Gespeichert werden die Antworten, Zeitpunkte, Kanal, Sprache, Geräte-/Browser-/Betriebssystemfamilie (nicht der vollständige User-Agent), Land, verweisende Domain, UTM-Parameter sowie Metadaten, die die einbettende Website übergibt. Eine Nutzer-ID der einbettenden Website wird nur als Hash gespeichert.
- Die Organisation kann eine Aufbewahrungsfrist festlegen; danach werden Antworten automatisch gelöscht.
6. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Wir setzen die in der Liste der Unterauftragsverarbeiter genannten Dienstleister ein (Hosting in der EU, E-Mail-Versand über Brevo, Fehlerüberwachung, Zahlungsabwicklung über Stripe; KI-Auswertung nur mit Opt-in der Organisation). Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur mit geeigneten Garantien (Art. 44 ff. DSGVO).
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), z. B. [zuständige Landesbehörde].
Befragte wenden sich an die Organisation, die die Umfrage betreibt; sie kann Ihre Antworten im Dashboard finden, exportieren und löschen (Betroffenenanfragen).
8. Änderungen
[Hinweis auf Aktualisierungen dieser Erklärung.]