Betroffenenanfragen

Wenn eine Person wissen möchte, welche Antworten von ihr gespeichert sind (Auskunft, Art. 15 DSGVO), eine Kopie verlangt (Datenübertragbarkeit, Art. 20) oder die Löschung fordert (Art. 17), bearbeiten Inhaber und Admins das vollständig im Dashboard: Einstellungen → Betroffenenanfragen (Berechtigung privacy.manage).

Ablauf

1. Suchen – nach einem der Merkmale, über die PollYou eine Person wiedererkennen kann:

   Suchen nach	Was gefunden wird
   Nutzer-ID (Identitäts-Token)	Antworten, die mit einem Identitäts-Token dieser Nutzer-ID (sub) abgegeben wurden. Die ID wird serverseitig genauso gehasht wie bei der Erhebung – im Klartext ist sie nirgends gespeichert.
   E-Mail-Adresse	Antworten auf E-Mail-Fragen und versteckte Felder mit genau dieser Adresse (ohne Groß-/Kleinschreibung). Optional zusätzlich Freitext-Antworten, die die Adresse enthalten.
   Metadaten-Wert	Antworten, deren Metadaten unter einem Schlüssel (z. B. customer_id) diesen Wert haben – etwa eine Kundennummer, die Ihre Einbettung übergibt.

   Gesucht wird in allen Umfragen der Organisation. Die Trefferliste zeigt Umfrage, Zeitpunkte, Status und worüber die Antwort gefunden wurde.

2. Exportieren – „Export für die Person herunterladen“ liefert eine ZIP-Datei zum Weitergeben:

   • responses.json: alle gefundenen Antworten mit Umfrage, Zeitpunkten, Kontext (Kanal, Sprache, Geräte-/Browser-/Betriebssystemfamilie, Land, verweisende Domain, UTM-Parameter, Metadaten) und allen Antworten je Frage, inklusive Schlagwörtern und KI-Stimmung;
   • answers.csv: dieselben Antworten als Tabelle (eine Zeile je Frage);
   • LIESMICH.txt: Erläuterung, auch was nicht gespeichert wird (IP-Adresse, vollständiger User-Agent).

3. Löschen – alle Treffer oder nur ausgewählte, nach einer Bestätigung. Gelöscht wird wie bei den Aufbewahrungsfristen alles Abgeleitete (Schlagwörter, KI-Stimmungen und -Zitate, Webhook-Inhalte, betroffene Exportdateien); die Statistiken werden sofort korrigiert. Das Löschen aller Treffer schließt die Anfrage ab.

4. Abschließen – für reine Auskunftsanfragen ohne Löschung.

Was gespeichert wird – und was nicht

Jede Anfrage wird mit Art, Status, Anzahl gefundener, exportierter und gelöschter Antworten, bearbeitender Person und Zeitpunkten dokumentiert (Liste „Bisherige Anfragen“ und Audit-Protokoll). Der Suchbegriff selbst wird nie gespeichert, nur ein nicht umkehrbarer Hash. Deshalb muss er zum Fortsetzen einer offenen Anfrage erneut eingegeben werden – und Export und Löschung funktionieren nur mit genau dem Wert, nach dem gesucht wurde.

Grenzen der Suche

• Anonyme Antworten ohne Nutzer-ID, E-Mail-Adresse oder Metadaten lassen sich keiner Person zuordnen und werden nicht gefunden. Das ist gewollt (Datensparsamkeit) – eine Zuordnung über IP-Adressen ist nicht möglich, weil PollYou keine speichert.
• Freitext: Gefunden wird die Adresse als Ganzes. Nicht gefunden werden falsch geschriebene oder umschriebene Adressen („max at beispiel punkt de“), Adressen in Metadaten (dafür die Metadaten-Suche verwenden) und Personen, die nur mit Namen genannt sind.
• Versteckte Felder werden bei der E-Mail-Suche mit durchsucht; andere Kennungen in versteckten Feldern findet die Metadaten-Suche, weil Einbettungen versteckte Felder auch als Metadaten übergeben.
• Höchstens 5000 Antworten je Anfrage werden angezeigt und bearbeitet; bei mehr Treffern weist die Seite darauf hin.

API

Endpoint
GET /api/privacy-requests	Liste der Anfragen
POST /api/privacy-requests {subjectType: identity|email|meta, value, metaKey?, includeFreeText?}	Suche, legt die Anfrage an (Antwort mit matches)
POST /api/privacy-requests/{id}/search {value}	erneut suchen
POST /api/privacy-requests/{id}/export {value}	ZIP
POST /api/privacy-requests/{id}/erase {value, responseIds?, confirm: true}	löschen
POST /api/privacy-requests/{id}/complete	abschließen

Alle mit Header X-Organization-Id und Berechtigung privacy.manage.