Aufbewahrungsfristen

Unter Einstellungen → Datenschutz legen Inhaber und Admins fest, wie lange Antworten aufbewahrt werden. Antworten, die älter sind, löscht PollYou jede Nacht automatisch und endgültig.

Frist der Organisation

• Standard: Antworten behalten (keine automatische Löschung).
• Vorgaben: 30 Tage, 90 Tage (3 Monate), 180 Tage (6 Monate), 365 Tage (12 Monate), 730 Tage (24 Monate) oder eine eigene Anzahl Tage zwischen 30 und 3650.
• Kürzer als 30 Tage geht nicht: Exporte (7 Tage), Webhook-Protokolle (30 Tage) und Berichte beziehen sich sonst noch auf Antworten, die es nicht mehr gibt.

Wer die Frist erstmals aktiviert oder verkürzt, bestätigt das ausdrücklich – bereits vorhandene ältere Antworten werden in der nächsten Nacht gelöscht.

Eigene Frist je Umfrage

Im selben Bereich lassen sich einzelne Umfragen abweichend einstellen:

Einstellung	Wirkung
Standard der Organisation	die Umfrage folgt der Frist der Organisation
Antworten dieser Umfrage behalten	keine automatische Löschung, auch wenn die Organisation eine Frist hat (z. B. Langzeitstudien)
eigene Anzahl Tage	z. B. 30 Tage für eine Bewerbungsumfrage

Was genau wird gelöscht?

• Maßgeblich ist das Ende einer Antwort: der Abschluss, bei nicht beendeten (abgebrochenen) Antworten der Start. Eine Antwort, die vor Fristbeginn gestartet, aber danach abgeschlossen wurde, bleibt.
• Gelöscht werden die Antwort mit allen Einzelantworten, Schlagwörtern und KI-Stimmungen der Freitexte, ihre Zitate in KI-Themenberichten, die Antwortdaten im Webhook-Protokoll (der Eintrag bleibt, der Inhalt wird entfernt; noch nicht zugestellte Webhooks werden nicht mehr gesendet) und Exportdateien, die die Antwort enthalten könnten.
• Statistiken bleiben korrekt: Gelöschte Antworten werden exakt aus allen Kennzahlen herausgerechnet – die Auswertung zeigt danach dieselben Zahlen, als hätte es die Antworten nie gegeben. Funnel-Ereignisse (Impressionen, Aufrufe) bleiben anonym erhalten.
• Das Audit-Protokoll vermerkt je Umfrage nur die Anzahl der gelöschten Antworten („Antworten nach Ablauf der Frist gelöscht“), nie Inhalte.

Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden. Datensicherungen werden nach [30 Tagen] überschrieben.

Für Entwickler

Die Löschung läuft als bin/console app:privacy:apply-retention (nächtlich um 00:45 UTC; --dry-run zählt nur). Technische Details und Messwerte: backend/src/Privacy/README.md. API:

Endpoint	Berechtigung
GET /api/organizations/{id}/privacy-settings	organization.view
PATCH /api/organizations/{id}/privacy-settings {retentionDays: null | 30–3650}	privacy.manage
GET /api/surveys/{id}/retention	surveys.view
POST /api/surveys/{id}/retention {retentionDays: null | 0 | 30–3650}	privacy.manage